Datenschutzerklärung

Stand: 16. September 2026

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO

Needle & Ink Company
Inhaberin: J. Junghänel
Chausseestraße 5
06308 Klostermansfeld
Telefon (WhatsApp, schriftlich): +49 34772 689 380
E-Mail: info@needleandink.company

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

2. Zugriffsdaten / Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse des anfragenden Endgeräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Datei beziehungsweise Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Version, verwendetes Betriebssystem sowie die Referrer-URL. Die Verarbeitung dient dem störungsfreien Betrieb und der Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Zugriffsprotokolle werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.

3. Protokolle zur Systemsicherheit

Zum Schutz vor automatisierten Angriffen auf die Server- und Portalzugänge protokollieren wir fehlgeschlagene Anmeldeversuche einschließlich der jeweiligen IP-Adresse. Auffällige IP-Adressen werden vorübergehend automatisch gesperrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr unbefugter Zugriffe). Diese Systemprotokolle werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

4. Kontaktformular / E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Formular oder E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, gegebenenfalls Telefonnummer und Geburtsdatum) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert beziehungsweise verarbeitet. Das Geburtsdatum dient ausschließlich der Prüfung, ob das Kundenportal volljährigen Personen angeboten werden kann; es wird nicht in der Kontaktanfrage selbst gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Das Formular ist durch ein verstecktes Prüffeld gegen automatisierte Spam-Einträge geschützt; dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.

5. Kundenportal

Das geschützte Kundenportal verarbeitet Anmeldedaten, Nachrichten, Projektinformationen, Termine und freiwillig hochgeladene Dateien. Eine Website-Anfrage kann einen persönlichen, per E-Mail eingeladenen Portalzugang auslösen. Der Zugriff ist auf den jeweiligen Kunden und berechtigte Studio-Mitarbeiter beschränkt.

Hochgeladene Dateien werden nicht über öffentlich erreichbare Medienadressen ausgeliefert, sondern ausschließlich über eine geschützte Ansicht, die bei jedem Abruf die Zugriffsberechtigung prüft. Passwörter werden nicht im Klartext, sondern nur als kryptografischer Hashwert gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Altersnachweis

Bitte übermitteln Sie uns vor Ihrem Termin einen Ausweisnachweis über Ihr persönliches Kundenportal. Für die Prüfung benötigen wir Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und ein Foto, auf dem Sie eindeutig zu erkennen sind. Welche weiteren Angaben Sie auf dem Nachweis zeigen, entscheiden Sie selbst. Die Prüfung und die erforderlichen Unterlagen erledigen wir vorab über das Portal, damit Sie sich bei Ihrem Termin ganz auf Ihr Tattoo konzentrieren können. Die Übermittlung erfolgt mit ausdrücklicher Einwilligung; eine fehlende oder widerrufene Einwilligung kann dazu führen, dass wir den Portalzugang nicht freischalten können.

Die Kopie liegt ausschließlich in einem nicht öffentlich erreichbaren Bereich unseres Servers. Zugriff haben nur ausdrücklich hierzu berechtigte Studio-Konten. Sie wird nach positiver oder negativer Prüfung sofort aus dem laufenden System gelöscht; falls keine Prüfung erfolgt, spätestens nach 30 Tagen. Dokumentiert bleiben nur Geburtsdatum, Prüfergebnis, prüfende Person und Zeitpunkt. Wegen täglicher, geschützter Datensicherungen kann eine gelöschte Kopie noch höchstens 14 Tage in einer Sicherung enthalten sein.

Nach erfolgreicher Prüfung wird im vom Studio eingerichteten Nextcloud-Kalender ein jährlicher, ganztägiger Geburtstagseintrag mit Name sowie Tag und Monat angelegt. Das Geburtsjahr, die Ausweiskopie und weitere Ausweisdaten werden nicht an Nextcloud übertragen. Der Eintrag wird beim Löschen des Kundenkontos entfernt.

7. Prüfung hochgeladener Dateien

Hochgeladene Dateien werden vor der Speicherung automatisiert auf Schadsoftware geprüft. Die Prüfung erfolgt ausschließlich lokal auf unserem eigenen Server; die Dateien werden zu diesem Zweck nicht an Dritte übermittelt und nicht an externe Dienste hochgeladen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme und der Daten unserer Kundinnen und Kunden).

8. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Angaben zu Gesundheit, Allergien oder Medikamenten sind besonders sensibel (Art. 9 DSGVO). Solche Angaben werden nur erhoben, wenn sie für die sichere Durchführung der Tätowierung erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie zur Wiedererkennung angemeldeter Nutzerinnen und Nutzer sowie ein Cookie zum Schutz vor websiteübergreifender Anfragenfälschung (CSRF). Eine Auswertung zu Analyse- oder Werbezwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren.

10. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Schriftarten, Bilder und Videos werden ausschließlich lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert; ein Abruf externer Anbieter (zum Beispiel Google Fonts) findet nicht statt. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Auf unserer Website verlinkte soziale Netzwerke werden erst durch Ihren bewussten Klick aufgerufen; eine Datenübertragung dorthin findet vorher nicht statt.

11. Datensicherheit

Unsere Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile). Daten, die Sie an uns übermitteln, können dadurch nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden. Der Zugriff auf die Serververwaltung ist auf berechtigte Administratoren beschränkt und zusätzlich technisch abgesichert.

12. Hosting / Auftragsverarbeitung

Unsere Website wird auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

13. Datensicherung

Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir täglich automatisch Sicherungskopien der Portaldaten. Diese werden in Deutschland gespeichert, sind nur berechtigten Administratoren zugänglich und werden nach 14 Tagen automatisch überschrieben. Nach einer Löschung auf Ihren Wunsch können Ihre Daten daher noch für diesen Zeitraum in Sicherungskopien enthalten sein und werden anschließend endgültig entfernt.

14. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Zugriffs- und Systemprotokolle gelten die in den Abschnitten 2 und 3 genannten Fristen.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21). Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an info@needleandink.company.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.